Berita Utama
Asabri | Rabu, 05 November 2014
Sosialisasi Pedoman Pengelolaan Dokumen
Asabri | Rabu, 05 November 2014
Sosialisasi Pedoman Pengelolaan Dokumen
Arsip/dokumen merupakan bahan bukti yang autentik dalam berorganisasi yang merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa yang terjadi dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi oleh karena itu arsip perlu mendapat perhatian,perawatan dan pemeliharaan yang serius dan terencana.
Penyelengaraan tata kearsipan yang baik harus dapat menjamin keselamatan dokumen itu sendiri dan menjamin ketersediaan dokumen yang memberikan kepuasan bagi penguna dalam menyelesaikan suatu pekerjaan atau tugas,.Indikator keberhasilan dalam penyelengaraan dokumen dapat dilihat sejauh mana kearsipan tersebut memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan organisasi ,semakin besar kontribusi dokumen dalam mendukung kelancaran aKtifitas organisasi menunjukan semakin tinggi pula keberhasilan pengelolaan dokumen, dokumen sebagai salah satu sumber informasi membutuhkan suatu sistim pengelolaan yang tepat sehingga dapat menciptakan efektifitas,efisien dan produktifitas bagi organsisasi yang bersangkutan.oleh karena itu pengelolaan kearsipan harus terencana dengan sistimatis dan serius dalam arti penyelengaraan tata kearsipan perlu dilakukan dengan manajemen yang baik mempunyai perencanaan yang matang,penempatan yang baik pengorganisasian yang sesuai dengan standar, pengarahan yang terkoordinir dan pengawasan terhadap seluruh proses yang berkaitan dengan dokumen atau kata lain manajemen arsip mengelola seluruh daur hidup dokumen, yang lebih penting lagi harus didukung sepenuhnya oleh pimpinan.
Masalah arsip/dokumen bukan semata mata terkait dengan administrasi akan tetapi memiliki dimensi diluar kearsipan seperti masalah hukum,hak paten dalam situasi masyarakat modern seperti sekarang ini membutuhkan keberadaan sebuah dokumen/arsip sebagai alat bukti, sumber data/informasi maupun rekaman kegiatan atau kinerja perusahaan namun dalam hal ini diperlukan juga kebijakan yang mengatur ketepatan dan keseragaman prosedur baik SDM,sarana,maupun aspek lain dalam pengelolaan dokumen dalam bentuk pedoman. Pedoman adalah sebagai petunjuk dalam penyelengaraan kegiatan pengelolaan Dokumen yang memiliki jangkauan kepentingan semua komponen dalam suatu organisasi harus memiliki sifat yang fleksibel dan dinamis sehingga dapat mengantisipasi perubahan sesuai dengan perkembangan jaman serta sederhana dan mudah dipahami oleh setiap komponen yang berpijak pada hal tersebut. Pimpinan PT ASABRI (Persero) dalam pengelolaan dokumen telahmenerbitkan suatu keputusan tentang Pedoman dan Standar demi tercapainya keseragaman dalam proses pengelolaan dokumen yang diciptakan di setiap unit kerja dengan Nomor Kep Direksi Kep/16-AS/IV/2014 tanggal 7 April 2014 tentang Pedoman Pengelolaan Dokumen PT ASABRI (Persero) bahwa Pedoman merupakan petunjuk dasar yang penting Yang dibutuhkan dalam menjalankan sistim pengelolaan dokumen yang dapat mengikat dan mempunyai kekuatan hukum, oleh karena itu pedoman harus disusun dan disesuaikan dengan situasi dan kondisi serta kebutuhan dan kemampuan perusahaan. Dalam pengelolaan dokumen yang lebih penting lagi perlu diperhatikan adalah Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai pilot dalam pelaksanaan pengelolaan dokumen yang harus mendapat perhatian karena dalam hal ini mempunyai peranan yang sangat penting dalam rangka mewujudkan pengelolaan dokumen yang afektif dan efisien . semoga para pencipta dokumen sadar akan arti penting dokumen/arsip dan mengelola secara efisien dan terencana.
Sebagai tindak lanjut dari terbitnya Kep Direksi tentang Pedoman Pengelolaan Dokumen dimaksud pimpinan mengadakan Sosialisasi kepada petugas atau Sumber Daya Manusia yang bertugas di unit kerja diantaranya sekretaris dan petugas dosir yang telah dilaksanakan pada tanggal 22 s.d 24 oktober 2014 yang diikuti 42 peserta yang terdiri dari Sekretaris Direksi,Sekretaris Divisi dan Petugas Dosir dari setiap kantor Cabang PT ASABRI (Persero). Sosialisasi dilaksanakan di puncak Bogor selama 3 (tiga) hari yang berjalan dengan baik dan lancar, antusias peserta ingin mendapatkan ilmu dan pengetahuan tentang pengelolaan Dokumen yang baik dan mudah, hal ini dapat dilihat semangat dan hasil freetest dan post test yang diadakan serta kuisioner yang di sebarkan kepada peserta, pada umumnya menganggap perlu dan penting sekali di mengerti apa yang di sampaikan oleh nara sumber yang paling menarik sekali bagi peserta yakni materi praktek dan tanya jawab, peserta di berikan kesempatan bertanya seluas-luasnya dan sepuas-puasnya dan untuk praktek dibimbing oleh 4 orang nara sumber dan peserta di bagi dalam 8 kelompok masing-masing kelompok terdiri dari 5 dan 6 orang peserta bahkan dari hasil kuisioner tersebut peserta merasa kurang puas dan berharap untuk sesi praktek kedepan bisa langsung di ruangan kerja .
Harapan semoga ke depan pengelolaan dokumen di perusahaan dapat berjalan lebih baik dan lebih tertib demi menunjang tugas pokok perusahaan di bidang pelayanan.
